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COMO TRATAR A INADIMPLÊNCIA

Todos sabemos, que se foi o tempo de glamour das relações entre mantenedores, pais e alunos, no qual a inadimplência de mensalidades escolares atingia um baixo percentual.

Contudo, os tempos são outros, e a inadimplência se tornou um grande problema inerente ao segmento educacional privado, principalmente nos últimos 3 anos em que a inadimplência cresceu em todo país: 22% nos ensinos infantil, fundamental e médio; e 38% no ensino superior. (http://g1.globo.com/jornal-nacional/noticia/2017/02/inadimplencia-nas-mensalidades-dispara-nas-escolas-particulares.html)

Assim, as escolas particulares começaram o ano de 2017 em plena crise econômica, seja devido a um fator externo ao mercado - crise econômica, ou ainda devido, a uma legislação que tem por objetivo controlar os reajustes de preços, mas que na verdade influencia, e muito, na temida inadimplência.

E qual seria a lei que influencia na inadimplência do setor educacional? Estamos nos referindo, especificamente, a Lei 9.870/99, em seu artigo 6º e parágrafos, a qual proíbe o desligamento do aluno inadimplente antes do final do período letivo, e mais, assegura que este aluno não sofra nenhuma penalidade pedagógica em função dessa inadimplência, tais como: suspensão de provas escolares, retenção de documentos ou outras penalidades que a escolar possa a vir tomar.

Atualmente, essa legislação é muito conhecida pelos alunos e seus representantes legais, os quais, por vezes, se utilizam desta prerrogativa para inadimplir o compromisso assumido no contrato de prestação de serviços educacionais, que é o de pagar a mensalidade escolar mês a mês.

Ao longo dos nossos 35 anos de experiência, integralmente dedicados ao segmento educacional, verificamos que existem 2 tipos de devedores: o devedor passivo, aquele que fica inadimplente por falta de recursos financeiros, seja porque está desempregado, ou ainda, no caso do autônomo que fica sem serviço no mercado, e o devedor ativo, também conhecido como o “devedor espertinho”, o qual tem recursos financeiros, mas não paga a mensalidade escolar pontualmente, por saber que existe uma Lei que irá assegurar que o seu filho/aluno termine o ano letivo sem sanções, e que no fim do ano, sempre procurará a escola com as mais variadas desculpas, para negociar o débito em aberto, por um valor menor do que realmente é devido.

A identificação do devedor ativo, é mais sensível do que a do devedor passivo, pois ao contrário deste último, o devedor ativo sempre dá sinais de que não está enfrentando as ditas crises econômicas, por exemplo, exibem suas viagens, jantares, lazeres que são caros nas redes sociais, buscam seus filhos na porta da escola com carros novos e importados.

Portanto, infelizmente, a legislação em vigor possibilita ao(s) contratante(s), definir(em) que o compromisso assumido com a escola não é prioridade até o final do período letivo. Assim, no menor sinal de crise ou não, a mensalidade escolar será eleita a última preocupação do representante do aluno dentre os demais compromissos, que não possuem uma Lei que protege a inadimplência.

Diante deste cenário, o que as escolas devem fazer para evitar, controlar e minorar a inadimplência?

O início de uma boa gestão de cobrança, tem como base: cadastro completo dos representantes legais e financeiros do aluno, contrato de prestação de serviços educacionais bem elaborado; definição do indicador da inadimplência suportável; constatação da inadimplência atual; estabelecimento de metas de redução; ferramentas de gestão (relatórios de devedores, número de parcelas em aberto, valor atualizado da dívida, emissão de confissão de dívida e boletos, controles de cheques pré-datados, etc.); fases de cobrança: encaminhamento de um aviso do débito em aberto (e-mail, telefonema ou sms), carta de cobrança ao endereço dos representantes legais ou financeiros, inclusão do nome do(s) devedor(es) nos órgãos de proteção ao crédito, ou protesto do contrato em cartório e envio do caso ao departamento jurídico.

  • Cadastro completo dos responsáveis legais e financeiros do aluno

Adotar uma boa política de cadastramento de dados pessoais dos responsáveis legais/financeiros do aluno é o primeiro e o principal passo a ser tomado pelo gestor de uma escola, pois é através desta coleta de informações, que a escola terá subsídios para uma cobrança satisfativa, seja ela administrativa ou judicial, afinal de contas, sem os dados pessoais dos representantes legais e financeiros do aluno, a cobrança não terá destinatário, endereço certo e penalidades aplicáveis.

O ideal é que a escola requeira cópia dos documentos destes representantes legais e financeiros, e arquivem na pasta do aluno.

Não obstante, estas informações também são essenciais para a formalização do contrato de prestação de serviços educacionais, estabelecendo quais são as partes contratantes. Afinal de contas, a escola só pode cobrar a obrigação de pagamento a quem efetivamente assinou o contrato de prestação de serviços.

Assim, elencamos os principais dados a serem coletados dos representantes legais e financeiros, quando do ingresso do aluno na instituição de ensino:

  • nome completo;
  • nacionalidade;
  • profissão;
  • estado civil;
  • número do RG;
  • número do CPF;
  • endereço de correspondência;
  • telefone fixo;
  • telefone móvel;
  • comprovante de endereço; e
  • e-mail.

  • Contrato de prestação de serviços

Foi-se o tempo em que a base do relacionamento entre escola e pais era a confiança, por isso, atualmente, este relacionamento tem que estar pautado no papel escrito e muito bem delineado, denominado contrato de prestação de serviços educacionais, regido sob a égide dos artigos 206, incisos II e III, 209 da Constituição Federal, do Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002), do Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078 de 11 de setembro de 1990), da Lei 9.870, de 23 de novembro de 1999 (que dispõe sobre o valor total das anuidades escolares), pela Lei 9.394 de 20 de dezembro de 1996 (que estabelece as diretrizes e bases da educação nacional) e pela legislação da República Federativa do Brasil.

Aliás, para controlar a inadimplência, o contrato de prestação de serviços educacionais é a principal ferramenta para se ter uma cobrança eficaz e satisfativa, além de ser um documento obrigatório, segundo o artigo 1º da Lei nº 9.870/99, bem como no artigo 39 do Código de Defesa do Consumidor, que informa ser vedada a execução de serviços, sem a autorização expressa do consumidor.

O primeiro passo para a formalização do contrato de prestação de serviços educacionais, é definir e qualificar a(s) parte(s) contratante(s), ou seja, quem está assinando este contrato, sendo que de um lado teremos o estabelecimento de ensino, e do outro, os pais e/ou os representantes legais do aluno, ou ainda os responsáveis financeiros pelo aluno.

Aliás, frise-se que o aluno só poderá assinar o contrato de prestação de serviços educacionais, na qualidade de contratante, se este tiver 18 anos nos termos do artigo 5º do Código Civil.

É muito importante a correta qualificação do(s) contratante(s) no ato da matrícula e rematrícula formalizadas pelo contrato, pois a informação incorreta e/ou incompleta pode dificultar a cobrança do(s) devedor(es), por isso, a coleta prévia dos dados pessoais dos pais e/ou os representantes legais do aluno, ou ainda os responsáveis financeiros pelo aluno, e as informações pessoais do próprio aluno são de extrema importância, pois são estes dados inclusos no contrato que configurarão a legitimidade de quem irá responder pela dívida em aberto.

Por este motivo, recomendamos que a escola confira se os dados contidos no campo da(s) assinatura(s) do(s) contratante(s) estão em consonância com as cópias dos documentos, que nesta altura, já deverão estar arquivados na pasta própria do aluno.

Além disso, uma terceira figura também deve estar presente na formalização do contrato de prestação de serviços, ou seja, devem existir mais 2 campos para assinaturas, com a denominação: Testemunhas, com inclusão dos respectivos documentos de identificação - RG e CPF, preenchimento do nome completo e assinatura. Não se faz necessário para as testemunhas, a rubrica em todas as páginas do contrato de prestação de serviços educacionais.

Muitos gestores nos questionam o por que das testemunhas, pois acham que isso representa uma dificuldade para a contratação, contudo, existe uma boa explicação para isso.

Para que o contrato de prestação de serviços educacionais seja considerado um título executivo extrajudicial, nos termos do artigo 784, inciso III do Código de Processo Civil, e, portanto, um documento hábil para protesto em cartório e interposição da medida judicial chamada de Ação de Execução, ele deve conter as assinaturas da contratada (estabelecimento de ensino), do(s) contratante(s) (pais e/ou os representantes legais do aluno, ou ainda os responsáveis financeiros pelo aluno) e das testemunhas.

Aliás, a assinatura das testemunhas não precisa ser contemporânea à do(s) contratante(s), assim é o entendimento do Superior Tribunal de Justiça, que afirma que o fato das testemunhas do documento particular não estarem presentes ao ato de sua formação não retira a sua executoriedade, uma vez que as assinaturas podem ser feitas em momento posterior ao ato de criação do título executivo extrajudicial, sendo as testemunhas meramente instrumentárias. (REsp 541.267/RJ, Rel. Ministro JORGE SCARTEZZINI, QUARTA TURMA, julgado em 20/09/2005, DJ 17/10/2005, p. 298).

Ainda, cumpre esclarecer, qual a importância do contrato de prestação de serviços ser um título executivo extrajudicial. A resposta é simples. Sem a prerrogativa do título executivo extrajudicial, a cobrança do(s) devedor(es) inadimplente(s) se torna muito morosa, primeiro, porque a escola não poderá protestar de imediato o contrato em cartório, e na pior das hipóteses, na eventual interposição de medida judicial, a escola terá que se valer dos procedimentos judiciais comuns (ação de cobrança, ação monitória), que demoram em média 5 anos para alcançarem a fase executória, ou seja, de expropriação de bens do(s) devedor(es).

Em contrapartida, se o contrato de prestação de serviços for um título executivo extrajudicial, a escola poderá protestar de imediato o contrato em cartório, e mais, na interposição da medida judicial, se valerá do procedimento executório, o qual se inicia na expropriação de bens do(s) devedor(es).

Ademais, definir/qualificar a(s) parte(s) contratante(s) e colher sua(s) assinatura(s), incluindo das testemunhas, são medidas fundamentais para uma cobrança eficaz, pois sem esta qualificação, será impossível a identificação do(s) efetivo(s) responsável(eis) pelo adimplemento do contrato, sendo que, a cobrança da inadimplência ou qualquer medida punitiva deve ser sempre direcionada para quem assinou o contrato de prestação de serviços, na qualidade de contratante(s).

Assim, lembre-se: a escola só pode cobrar o débito em aberto de quem efetivamente assinou o referido contrato, por exemplo: se na ficha individual do aluno está como responsável financeiro o pai, mas quem assinou o contrato foi a mãe, a escola deverá cobrar o débito da mãe do aluno, ou ainda, se na ficha individual do aluno estão como responsáveis financeiros os pais, mas quem assinou o contrato foram os avós, a escola deverá direcionar a cobrança dos débitos aos avós do aluno.

Outrossim, vale dizer que, em muito dos casos vivenciados por nosso escritório, observamos que, quem assina o contrato de prestação de serviços, geralmente não é aquele quem paga efetivamente as mensalidades escolares, ou ainda pior, por vezes quem assina o contrato, é aquele que não tem rendimentos financeiros. Por isso, recomendamos que a escola sempre garanta a assinatura de mais de um contratante, pois assim, numa eventual inadimplência, terá maiores chances de recebimento.

Quanto ao objeto do contrato, este deve ser claro e bem definido, a fim de evitar eventuais dúvidas junto à comunidade de pais e alunos, ou seja, deve especificar qual o período contratado: regular ou período integral, quais serviços que estão inclusos e quais atividades não estão inclusas, pois isto é o que definirá o que será objeto/valor de eventual cobrança administrativa ou judicial.

Importante também, estabelecer uma cláusula, especificando os serviços não cobertos pelo contrato e quais são oferecidos pela instituição de forma adicional (tais como: transporte, material escolar, alimentação, atividades extracurriculares, etc.) e, não se esqueçam de formalizar um contrato específico para estes itens ou mesmo um aditamento ao contrato já assinado, que também deve conter a assinatura da contratada, contratante(s) e testemunhas, pois em caso de inadimplência desses serviços, a escola também terá um título executivo extrajudicial para cobrar estes serviços.

Por fim, é de suma importância que conste expressamente no contrato de prestação de serviços, uma cláusula com a informação que, em caso de inadimplência, a instituição poderá enviar o nome do(s) devedor(es) aos órgãos de proteção ao crédito, nos termos da Lei Estadual nº 15.659/2015, artigo 6º da Lei nº 9.870/99, artigos 475, 476 e 477 do Código Civil e artigo 43, § 2º da Lei nº 8.078 de 11.09.90.

  • Definição de uma boa política de cobrança

De nada adianta, a escola ter os seus contratos formalizados, conforme acima orientado, se ela não tem pré-estabelecido um procedimento de cobrança preventivo e repressivo.

Um procedimento preventivo, seria aquele em que a escola tem definido um indicador da inadimplência suportável, que em média deve variar entre 3% (três por cento) a 5% (cinco por cento), contar com mão de obra qualificada para operar ferramentas de gestão que extraiam desses sistemas, relatórios de inadimplência que devem indicar necessariamente: quem são os devedores, quais os número de parcelas em aberto, qual valor atualizado da dívida englobando as penalidades contratualmente previstas (juros e multa por atraso), e ainda um sistema que encaminhe sms’s e/ou e-mails ao devedor, quando não identifica o pagamento de determinada parcela. Há sistemas no mercado que, programados, fazem o disparo automático desses mecanismos de cobrança, conforme política e parametrização estabelecida por cada instituição de ensino.

Recomendamos que, não obtendo retorno do devedor, após 10 (dez) dias do encaminhamento dos sms’s, telefonemas e e-mails, a escola inicie o procedimento repressivo, que é composto das seguintes fases:

  • Encaminhamento de carta de cobrança via e-mail e/ou Correios:
  • O(s) destinatário(s) destas correspondências, devem ser o(s) contratante(s). O conteúdo da carta deve trazer as seguintes informações: nome do aluno, nome do(s) destinatário(s) da cobrança, mensalidades em aberto, valor atualizado do débito. Além disso, recomenda-se que na carta também tenha a seguinte informação: Caso a(s) mensalidade(s) relacionada(s) já tenha(m) sido paga(s), favor trazer o(s) comprovante(s) para que a escola possa atualizar seu sistema.

  • Apontamento do(s) CPF(s) do(s) contratante(s) nos órgãos de proteção ao crédito.

Ultrapassados 30 dias do encaminhamento da carta de cobrança, e sem retorno do(s) devedor(es), a escola pode proceder com o apontamento do CPF do(s) contratante(s) nos órgãos de proteção ao crédito, lembrando que essa prática deve estar prevista, expressamente, no contrato de prestação de serviços educacionais. Para isso, a instituição de ensino deve ter vínculo com o SPC ou SERASA ou ambos, e atender aos preceitos da Lei Estadual 15.659/15, isto é, a escola deve encaminhar ao(s) devedor(es) notificação por escrito, de forma prévia e comprovada, mediante o protocolo de aviso de recebimento (AR) assinado, com a entrega no endereço fornecido pelo(s) devedor(es).

A comunicação deve indicar o nome ou razão social do credor (estabelecimento de ensino), a natureza da dívida, condições e prazo para pagamento, sendo que deve ser concedido o prazo mínimo de 15 (quinze) dias para quitação do débito ou apresentação do comprovante de pagamento, antes de ser efetivada a inscrição do nome do(s) devedor(es) nos cadastros de proteção ao crédito.

Nesta modalidade de apontamento, a escola não precisa ter constituído o contrato de prestação de serviços na forma de título executivo extrajudicial e não precisa esperar o término do ano letivo para realizar o apontamento da inadimplência, pois o apontamento pode ser feito a cada inadimplemento, isto é, mês a mês.

Contudo, cumpre ressaltar que neste procedimento, não há uma lei que o regulamente. O apontamento não tem valor de prova da inadimplência, e mais, a instituição assume os riscos da responsabilidade por eventuais danos morais.

É preciso ter cuidado, pois nossa experiência já mostrou algumas situações em que o controle financeiro do estabelecimento de ensino não informava a baixa nas mensalidades escolares pagas de determinado aluno, e consequentemente o sistema apontava uma inadimplência para ele.

Sendo assim, a escola equivocadamente, encaminhou o nome do representante legal que assinou o contrato de prestação de serviços aos órgãos de proteção ao crédito. Após, o representante legal verificando que seu nome tinha sido incluído indevidamente junto aos órgãos de proteção, foi até a escola com todos os comprovantes de pagamentos, atestando que estava adimplente com as mensalidades escolares, processou a escola por danos morais, alcançando uma sentença favorável a ele, com base na súmula 385 do STJ, que consolidou o entendimento de que o cadastro ou manutenção de inadimplentes de forma equivocada configura o dano moral in re ipsa, ou seja, dano vinculado à própria existência do fato ilícito, cujos resultados são presumidos.

Por isso, a escola deve sempre buscar no mercado pessoas capacitadas e sistemas de gestão que possibilitem o controle e acompanhamento da inadimplência, de forma precisa e automática.

  • Protesto do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais perante o Tabelião de Protesto.

Inicialmente, cumpre ressaltar que, recomendamos que a escola opte por um dos procedimentos de apontamentos de devedor(es), isto é, ou encaminha o(s) CPF(s) do(s) contratante(s) aos órgãos de proteção ao crédito ou realiza o protesto do contrato de prestação de serviços educacionais junto ao Tabelião de Protesto.

Nesta modalidade, o estabelecimento de ensino, precisa ter constituído o contrato de prestação de serviços, na forma de título executivo extrajudicial, nos termos do artigo 784, inciso III do Código de Processo Civil, e mais, o título deve vir acompanhado de algum documento comprobatório da prestação dos serviços educacionais, por exemplo: boletim/histórico escolar, atestado de frequência, atas de reunião assinada pelos representantes legais, etc.

O protesto do título em cartório, em relação ao apontamento do(s) CPF(s) do(s) contratante(s) nos órgãos de proteção ao crédito sempre sai à frente, pois é gratuito, o credor não paga taxas de inclusão ou exclusão, nem mensalidades, as custas e despesas do protesto ficarão totalmente a cargo do(s) devedor(es), quando este(s) proceder(em) ao pagamento ou requerer(em) o cancelamento do protesto.

O(s) devedor(es) recebe(m) o boleto para pagamento do débito dentro do prazo de 3 dias, e quando não há o pagamento, o(s) devedor(es) é/são protestado(s), o(s) nome(s) é/são automaticamente negativado(s) junto aos serviços de proteção de crédito sem nenhum custo para o credor.
Além disso, o protesto em cartório é realizado por responsável profissional do direito concursado, há fiscalização regida pela Lei 9.492/97, proporcionando maior segurança jurídica, já que há a comprovação da inadimplência do devedor, nos termos do artigo 1º da Lei 9.492/97, ou seja, quando o protesto precede à negativação, o credor dispõe de provas de que o(s) devedor(es) foi/foram intimado(s), de que a negativação foi legal e cercada de cuidados jurídicos. Evitando, que eventualmente, o(s) devedor(es) o processe(m) pedindo danos morais.
Outro benefício, é que o protesto traz publicidade à cobrança, protegendo o credor de fraudes do(s) devedor(es), além disso, irá dificultar a vida deste(s), por exemplo, não permitindo a participação em licitações, impossibilidade de abertura de conta corrente, dificuldades na obtenção de financiamento.

Por fim, ao nosso entender, a única desvantagem do protesto do título em cartório, é que a escola deve aguardar o término do ano letivo do aluno, verificar a inadimplência correspondente àquele contrato, e aí sim, realizar o protesto, afinal, o protesto é realizado com base em um título único, com data de emissão (assinatura do contrato) e data de vencimento (fim do ano letivo).

  • Renegociação da dívida

Em muitos dos casos, os procedimentos de cobrança, direcionam o(s) devedor(es) a procurarem a escola para uma renegociação do débito, contudo nossa experiência mostrou que na maioria dos casos, essa renegociação se concretiza de forma caseira, baseada na confiança de que o(s) devedor(es) irá(ão) cumprir com o acordo assumido, e assim a escola acaba não formalizando por escrito essa renegociação, ou ainda, se formalizem, o fazem de forma incorreta/incompleta.

O ideal é que caso o(s) devedor(es) procure(m) a escola para negociar o débito, esta tratativa seja realizada através de documento escrito, denominado “instrumento de confissão de dívida”, com as mesmas prerrogativas do contrato de prestação de serviços, isto é, com as assinaturas da contratada, do(s) contratante(s) e das testemunhas, inclusive alinhando penalidades em caso de inadimplemento dessa nova obrigação.

Assim, em caso de inadimplemento da renegociação, a instituição de ensino terá documento hábil a realizar a cobrança, nos mesmos termos que do contrato de prestação de serviços.

  • Encaminhamento do caso ao departamento jurídico

Dentre os recursos disponíveis ao credor para a recuperação do crédito, a última alternativa deve ser a medida judicial, apesar de ser a mais vantajosa, no que se refere ao recebimento do crédito.

Apesar de ser um pouco mais onerosa, a medida judicial, principalmente se o estabelecimento de ensino tem seus contratos na forma de título executivo extrajudicial, é capaz de expropriar judicialmente, com rapidez, os bens do(s) devedor(es), por exemplo: penhora das contas correntes e penhora de bens. Mas lembre-se, essa agilidade só é possível, quando o documento é um título executivo extrajudicial, pois caso contrário, o crédito será cobrado, através dos procedimentos comuns, que são morosos.

Aos que não acreditam, temos inúmeros casos concretos dos bons resultados adotados com as medidas judiciais, inclusive com recuperação de dívidas, referentes à 5 (cinco) anos atrás, no caso de contratos que são títulos executivos, e de 3 (três) anos atrás, para contratos sem essa prerrogativa. Portanto, existe a possibilidade da sua escola recuperar os seus créditos, ainda que de anos passados.

Por fim, observamos que, infelizmente, a maioria das escolas não adotam com rigor políticas e controles de cobrança, quer por acreditarem que a crise é a única causadora da inadimplência, por desconhecimento de como proceder frente a ela, ou ainda, por não acreditarem que esses controles e políticas trarão os resultados esperados. O importante é que a implantação dessas políticas e controles de cobrança, dependem única e exclusivamente, da vontade do mantenedor.

Outrossim, vale dizer que, o marketing da escola, através de uma comunicação clara e eficiente, é também uma ferramenta em prol da adimplência, quando demonstra aos pais os investimentos na qualidade do ensino, na infraestrutura, reformas, treinamentos, cursos destinados ao corpo docente, aquisição de modernos equipamentos, entre outras melhorias contínuas.

É de fundamental importância, que a escola fomente estas informações através de suas redes sociais, informativos, site, murais, reuniões de pais e mestres e outros meios de comunicação, a fim de que os pais valorizem tais investimentos e priorizem o pagamento da escola, evitando assim a inadimplência.

Em linhas gerais, o que queremos no final das contas, é que os pais consigam tangibilizar, através de uma comunicação bem estruturada, o fato de que a adimplência, propicia à instituição de ensino investimentos contínuos, e quem usufruirá de tais melhorias e incrementos, serão os próprios filhos/alunos.

Enfim, a inadimplência escolar sempre existirá, porém é você mantenedor, quem definirá o posicionamento de sua escola em face dela.

Crises vão e voltam, as causas continuam, as artimanhas do(s) devedor(es) esperto(s) se aprimora(m), mas a política da escola em adotar controles rigorosos dos inadimplentes só depende da sua vontade.

Dr. Celso Carlos Fernandes
Presidente da Meira Fernandes e sócio fundador da CCFM Advocacia. Advogado e Contabilista, possui ampla experiência na área do direito educacional e no segmento contábil com foco em instituições de ensino.


Dra. Mabely Meira Fernandes
Advogada na CCFM Advocacia. Atua na área do Direito Cível, nas esferas contenciosa e preventiva, análise de contratos, educação digital, processos decorrentes a responsabilidade civil, consumidor indenizatória.