REMATRÍCULA/ MATRÍCULA

Embora ainda estejamos no mês de Junho, cada vez mais cedo as escolas têm buscado antecipar o período da rematrícula, seja pelo motivo de fazer sua previsão orçamentária para o ano seguinte, a fim de determinar o valor da anuidade escolar ou para fazer caixa frente as despesas de final de ano, tal como: 13º salário.

Assim sendo, o que devemos observar para este período.

1º Passo - Determinar o valor da anuidade

A anuidade escolar sofre um reajuste anual, que muitas vezes acaba sendo reflexo da inflação, contudo, este não deve ser o único fator que deva ser observado, pois de acordo com a Lei nº 9.870/99, em seu artigo 1º, §3º está prevista a possibilidade de ser acrescido ao valor total anual, a variação de gastos (dentre eles podemos citar reajuste de folha de pagamento, aluguel, despesas de água, luz, aprimoramento pedagógico, aquisição de materiais e etc.). Portanto, é muito importante que a escola faça uma análise econômica financeira da projeção de gastos para o próximo ano letivo, antes de fixar a anuidade escolar, considerando para fixação desta anuidade sempre os alunos pagantes de fato.

Uma vez determinado o valor da anuidade a instituição deverá definir a forma de pagamento da mesma, ou seja, definir o parcelamento que poderá ser em 6 ou 12 parcelas iguais, dependendo sempre do curso ofertado pela instituição, que pode ser semestral, quando se tratar de ensino superior, ou anual, se for ensino infantil, fundamental e médio.

Neste momento vocês devem estar se perguntando: “E quanto a cobrança da taxa de matrícula? Posso ou não cobrar, uma vez que no parágrafo acima ela mencionou que o parcelamento é em 6 ou 12 parcelas?” Em resposta a esta questão esclareço que a Lei nº 9.870/99 em seu artigo 1º, §5º prevê a possibilidade de planos alternativos de pagamento da anuidade, portanto, a anuidade pode sim ser parcelada em 13 parcelas, sendo que hoje em dia essa prática já se tornou usual no segmento educacional e, geralmente, a primeira parcela é paga no ato da matrícula/rematrícula, enquanto as demais parcelas são pagas no transcorrer do período letivo (Janeiro a Dezembro). Entretanto, ressalvo que é proibido cobrar taxa de matrícula ou de reserva de vaga, quando este valor não estiver previsto dentro da anuidade escolar.

2º Passo – Cronograma

Considerando que o preço da anuidade já foi fixado pela instituição, que ponderou todos os custos estimados por vagas de ano/série, segue o momento de definirmos datas para que os alunos/responsáveis possam efetuar a rematrícula. A definição deste período de rematrícula é muito importante, pois de acordo com o artigo 5º da lei acima citada, os alunos já matriculados sempre terão direito à renovação de matrícula, exceto se o mesmo estiver inadimplente. É aconselhável que a instituição abra este período de rematrícula até Outubro, para que tenha tempo hábil para trabalhar em dois fatores após o encerramento das rematrículas:

1) Trabalhar as estratégias de captação de novos alunos, pois embora a instituição sempre deva estar traçando novas estratégias, como já mencionamos, os alunos já matriculados tem preferência na rematrícula do ano seguinte e, caso não existam vagas sobressalentes a ofertar, a instituição poderá economizar os custos de eventuais mídias de marketing, por exemplo;

2) Caso após o encerramento da rematrícula a instituição observe que houve um declínio significante das adesões a rematrícula, a mesma pode trabalhar este fator diretamente com o público responsável, bem como pode readequar e, se for o caso, reduzir seu quadro de funcionários para o próximo ano letivo (não se esquecendo que para a categoria de professores temos data certa para fazer a dispensa a fim de evitar o pagamento da semestralidade).

3º Passo – A Comunicação

Para se efetivar a rematrícula, os alunos/responsáveis devem ser avisados com antecedência, sendo que o artigo 2º da Lei nº 9.870/99, por sua vez, determina que a instituição deve divulgar em lugar de fácil acesso ao público, o valor apurado e o número de vagas por sala em no mínimo 45 dias antes da data final para matrícula, considerando o cronograma já existente da instituição, portanto, aconselho que a instituição divulgue em todos os meios, o período de rematrícula (site da escola, portal de acesso dos alunos, fixe o edital no mural da Secretária).

4º Passo – A Rematrícula

Neste momento a instituição já deve estar organizada para liberar as rematrículas apenas aos alunos adimplentes (com pagamento em dia), o Kit de contrato da prestação de serviços educacionais/ período estendido / atividades extracurriculares ou qualquer outro serviço adicional que a instituição ofereça, devem estar em sistema e prontos para emissão e assinatura imediata dos responsáveis.

Com relação aos contratos é fundamental que as instituições se acautelem e colham as assinaturas dos responsáveis legais (preferencialmente de ambos os genitores, salvo os que por ventura sejam separados e que a guarda tenha permanecido com apenas um responsável), bem como colha as assinaturas de duas testemunhas para conferir ao contrato o aspecto de título executivo, nos termos do artigo 784, inciso III do Código de Processo Civil, o que permite, em caso de eventual inadimplência, a possibilidade de expropriação de bens do devedor de forma mais célere, do que a antiga ação de cobrança.

5º Passo – A Matrícula

Superado o período de rematrícula, começa-se a captação de novos alunos para preencher as vagas que, eventualmente, a instituição ainda tenha em aberto. Embora seja um momento onde o intuito deva ser a conquista de um novo cliente, as instituições de ensino devem ficar atentas para não caírem nas armadilhas dos devedores contumaz, uma vez que de acordo com o artigo 6º, §1º da Lei nº 9870/99 o desligamento do aluno por inadimplência só poderá ocorrer ao término do ano letivo ou, no caso de ensino superior, ao final do semestre letivo, quando se tratar do regime didático adotado pela instituição. Portanto, é aconselhável que a instituição solicite aos responsáveis o termo de quitação da escola anterior do aluno, faça consulta do nome dos responsáveis junto aos órgãos de proteção ao crédito (Serasa, SCPC) e diante de um impedimento, não aceitem qualquer pessoa que não seja o guardião legal como responsável financeiro, a fim de evitar que a conquista de um novo cliente se torne ao final, um prejuízo para instituição.

DO CONTRATO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS

O contrato de prestação de serviços educacionais é o documento mais importante da relação escola/aluno e responsáveis, sendo que sua obrigatoriedade é prevista no artigo 1º da Lei nº 9.870/99, bem como no artigo 39 do Código de Defesa do Consumidor, que informa ser vedado a execução de serviços, sem a autorização expressa do consumidor.

Portanto, na hora de revisar seu contrato para o próximo ano letivo, é necessário atentar para alguns aspectos importantes, tais como:

- No contrato deve conter a qualificação completa dos alunos/representantes legais (deve constar nome completo, nacionalidade, profissão, estado civil, número do RG, número do CPF, endereço de correspondência, telefone e e-mail);

- O objeto do contrato tem que ser claro e definido, para fins de evitar eventuais dúvidas junto à comunidade de pais e alunos, assim sendo deve especificar se trata-se de período regular ou período integral, quais serviços estão inclusos e quais atividades não estão inclusas e serão objeto de cobrança a parte.

- Estabeleça uma cláusula, para facilitar a compreensão, especificando os serviços não cobertos pelo contrato e que são oferecidos pela instituição de forma adicional (tais como: transporte, material escolar, alimentação, atividades extracurriculares, etc.) e, não se esqueçam de formalizar um contrato específico para estes itens ou mesmo um aditamento.

- Cuidado com as políticas de descontos, as mesmas devem estar previstas e regulamentadas no seu contrato e, caso se trate de um desconto específico a um determinado aluno/responsável é necessário que esteja informado no contrato ou por meio de aditamento.

- Quanto ao material escolar, não deixe de observar a Lei nº 12.886/2013 que proíbe a cobrança de taxa de material coletivo. Portanto, a instituição só poderá cobrar por material de uso individual, tais como: apostilas e material pedagógico específico da escola.

- No contrato não pode ter cláusulas contraditórias com o regimento interno da instituição e deve ter cláusula específica que declare conhecimento prévio do Regimento.

- É importante que conste expressamente a informação aos contratantes que em caso de inadimplência a instituição poderá enviar o nome dos devedores aos órgãos de proteção ao crédito, nos termos da Lei Estadual nº 15.659/2015, artigo 6º da Lei nº 9.870/99, artigos 475, 476 e 477 do Código Civil e artigo 43, § 2º da Lei nº 8.078 de 11.09.90.

- Considerando que a rematrícula deve ser ofertada apenas aos alunos adimplentes, é importante mencionar no contrato, que a rematrícula do aluno só será efetivada após o término do ano letivo e se o mesmo estiver em dia com todos os pagamentos, pois caso ocorra de o aluno ficar inadimplente após a solicitação da rematrícula, a instituição se resguarda no direito de proceder o indeferimento da rematrícula e efetuar a devolução do valor pago quando da solicitação.

Por Dra. Katiucia Fernandes de Oliveira

Advogada na CCFM Advocacia, há mais de 13 anos atuando com Direito Processual Civil, Direito Tributário, Direito Administrativo, Direito do Trabalho e Direito de Tecnologia da Informação.